Cần thuê văn phòng có diện tích bao nhiêu là đủ? Tiêu chuẩn tính diện tích văn phòng là như thế nào? Tỉ lệ diện tích văn phòng tối thiểu mỗi người là bao nhiêu m2/người? … Đây luôn là câu hỏi thường trực đối với người được phụ trách tìm thuê văn phòng mới.
Tùy thuộc vào từng mục đích và văn hóa của từng doanh nghiệp mà ta sẽ có những tiêu chí thiết kế văn phòng khác nhau, nhằm mang đến môi trường làm việc hiện đại, thoải mái nhưng vẫn đáp ứng được diện tích cho số lượng nhân sự nhất định cùng nhu cầu làm việc của họ.
Cách thông dụng nhất hiện nay là dự trù số lượng nhân sự và tính toán diện tích văn phòng cần thuê dựa trên cơ sở: Tiêu chuẩn diện tích văn phòng (m2/người) cho một nhân sự (đã bao gồm diện tích bố trí phòng riêng, phòng họp khu vực lễ tân và backdrop).
1. Tiêu chuẩn diện tích văn phòng cho mỗi người được tính như sau
- Mức trung bình – vừa đủ: 5 – 6 m2/người, đây cũng là mức mà các doanh nghiệp Việt Nam thường áp dụng nhất.
- Mức tiết kiệm diện tích và chi phí: Có doanh nghiệp thuê theo tiêu chuẩn 3 – 4 m2/người
- Mức theo tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn diện tích phòng làm việc tốt nhất cho mỗi nhân viên ngồi rộng rãi thoải mái và tăng sự sáng tạo cho nhân viên là khoảng 7 – 10m2/người. Một số tòa nhà văn phòng hạng A hiện tại cũng đang áp dụng tiêu chuẩn thiết kế trụ sở văn phòng làm việc này để đảm bảo việc vận hành của tòa nhà.
Tùy thuộc tính chất công việc của doanh nghiệp mà ta sẽ có những tiêu chuẩn thiết kế văn phòng phù hợp
2. Xây dựng tiêu chuẩn diện tích văn phòng như thế nào?
Công việc văn phòng kéo theo nhiều hoạt động thể chất và trí óc khác nhau. Thông thường mọi hoạt động “cốt lõi” của bất kỳ văn phòng làm việc đều diễn ra tại bàn (khu) làm việc.
Ngoài kích thước của không gian làm việc và đồ đạc nội thất, các tính năng khác cũng nên được xem xét trong quá trình lên kế hoạch thiết kế, tổ chức lại hoặc di chuyển văn phòng.
Việc đảm bảo các tiêu chuẩn diện tích văn phòng sẽ mang đến không gian làm việc hiệu quả cho nhân viên
Một số câu hỏi cần liệt kê khi có ý định thực hiện các thay đổi với văn phòng là:
- Không gian làm việc có mang lại sự riêng tư về âm thanh (ví dụ: mọi người có thể nói chuyện riêng tư theo mức độ nào, tiếng ồn và các cuộc trò chuyện ảnh hưởng vào tập trung của người khác, tiếng ồn hoặc các cuộc trò chuyện làm cho khó nghe hoặc hiểu tiếng nói nếu phần lớn công việc của họ liên quan đến việc sử dụng điện thoại?)
- Văn phòng có các bức tường có ngăn hay là làm việc trong môi trường không gian văn phòng mở?
- Không gian làm việc nhìn có mang tính riêng tư?
- Nhân viên có thể làm việc cá nhân hoá không gian làm việc cá nhân của họ không?
- Có thể tiếp cận với ánh sáng tự nhiên không hay chỉ ánh sáng nhân tạo?
- Bố trí nơi làm việc được thiết kế để tạo điều kiện trao đổi giữa các cá nhân?
- Có cần không gian để lưu trữ hoặc cho các thiết bị (ví dụ: tủ tài liệu hoặc màn hình máy tính khác, máy in, máy fax dùng chung…)
3. Chúng ta cần bao nhiêu diện tích không gian văn phòng?
Diện tích là yếu tố quan trọng của doanh nghiệp mỗi khi lựa chọn văn phòng làm việc. Việc đáp ứng các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng theo diện tích phù hợp sẽ đáp ứng tốt các hoạt động làm việc của nhân viên, đồng thời giúp doanh nghiệp không lãng phí quá nhiều chi phí thuê văn phòng.
3.1 Tính chất công việc
Nếu hầu hết ngày làm việc được công việc gồm là ngoài hiện trường, các cuộc họp, thăm quan và tham vấn, một không gian văn phòng nhỏ hơn có thể thỏa đáng. Tuy nhiên, đối với nhân viên văn phòng thực hiện công việc của họ tại khu vực làm việc hầu hết thời gian, một không gian nhỏ có thể tạo ra sự khó chịu.
Tính chất công việc quyết định đến diện tích yêu cầu của nhân viên
Một số công việc, ví dụ, bao gồm các cuộc họp thường xuyên trong không gian văn phòng của họ hoặc yêu cầu sử dụng nhiều nguồn tài liệu để tư vấn, nghiên cứu, viết, vv hoặc yêu cầu nhiều thiết bị (ví dụ, nhiều máy tính, máy in, fax …) có thể được phân bổ nhiều hơn không gian làm việc.
3.2 Các khía cạnh văn hoá
Các khía cạnh văn hóa cũng ảnh hưởng đến nhận thức của chúng ta về không gian làm việc. Đối với người phương Tây, “không gian cá nhân” là một yếu tố quan trọng. Đối với những người từ các nền văn hoá phương Đông điều này có thể bớt quan trọng hơn.
Người phương Tây thường có yêu cầu không gian cá nhân hóa hơn người Việt
4. Cách tính toán không gian văn phòng cần thiết
Việc phân bổ không gian làm việc cho văn phòng, và nơi làm việc nói chung là rất phức tạp và rất khó để tìm ra các tiêu chuẩn thiết kế trụ sở văn phòng làm việc có thể áp dụng cho tất cả các loại tình huống công việc.
Thực tế này là lý do tại sao các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng và hướng dẫn hiện tại tương tự như các tiêu chuẩn hiện tại chỉ nêu ra các yêu cầu chung (nếu có).
Bố trí văn phòng hợp lý giúp doanh nghiệp nâng cao được năng suất làm việc của nhân viên
Với kinh nghiệm tư vấn cho thuê văn phòng của Mộc Đại Lợi, khi doanh nghiệp cần thuê văn phòng phải lập kế hoạch & đồng thời phải xác định rõ nhu cầu thực tế tại doanh nghiệp mình. Các yếu đó giúp bạn và đơn vị tư vấn định hình được không gian văn phòng cần thuê.
Các yếu tố đó bao gồm:
- Tổng số lượng nhân sự làm việc chính thức trong giờ hành chính ?
- Số lượng người làm việc cố định và số lượng thường xuyên ra ngoài.
- Công ty có thường xuyên hội họp hay không? tỷ lệ tham gia phiên họp là bao nhiêu người.
- Đội ngũ ban lãnh đạo gồm bao nhiêu thành viên? Có cần phòng riêng cho các chức vụ không?
- Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty có thường xuyên huấn luyện nhân viên hoặc cộng tác viên hay không ?
- Bạn có cần không gian để tiếp khách đến văn phòng hay không? Có cần khu tiếp tân riêng hay không?
- Không gian làm việc sắp xếp theo không gian mở hay dãy bàn?
- Nhân viên có tủ đựng đồ đạc, tài liệu riêng tại khu vực làm việc hay có khu vực chung …
*** Lời khuyên của Mộc Đại Lợi: Hãy liên hệ với một đơn vị thiết kế nội thất văn phòng để có thêm thông tin về ý tưởng không gian văn phòng sẽ giúp bạn dự tính được diện tích văn phòng cần thuê chuẩn xác hơn.
Hãy tham vấn thông tin từ Công ty thiết kế nội thất văn phòng để được tư vấn chi tiết về thiết kế văn phòng làm việc bạn đang mong muốn và bạn sẽ nhận được nhiều gợi ý và tư vấn chuyên sâu từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong thiết kế văn phòng.
5. Tiêu chuẩn diện tích văn phòng (m2/người)
5.1 Đối với lãnh đạo
(Leadership Worker – Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc cao hơn): Diện tích thông thường là 10 m2 – tối đa là 18.5 m2. Lãnh đạo có thể được phân bổ cho một văn phòng kín nhưng nó không bắt buộc.
5.2 Nhân viên có vị trí cố định
(Fixed Worker – Ví dụ: nhà phân tích chính sách, trợ lý hành chính, nhân viên điều hành trung tâm cuộc gọi / liên lạc, dịch giả.): là những dạng nhân viên làm việc tại bàn làm việc của họ trên 60% trong ngày. Trong trường hợp này, diện tích văn phòng trên đầu người tiêu chuẩn tối đa là 4,5 m2.
Tiêu chuẩn diện tích tối đa của một nhân viên có vị trí cố định là 4.5m2
5.3 Nhân viên vị trí linh hoạt
(Flexible Worker – Ví dụ: account executive, https://maisonoffice.vn/wp-content/uploads/2019/03/Imperial-71-van-phuc-1-MaisonOffice-1.jpgistrator, manager, phiên dịch viên ..): Nhân viên làm việc tại bàn làm việc của họ khoảng 40% thời gian trong ngày. Diện tích văn phòng cho họ tối đa 3,0 m2
5.4 Nhân viên không cần chỗ ngồi cố định
Bản chất của công việc của nhân viên không đòi hỏi họ phải có một chỗ ngồi làm việc chuyên dụng riêng trong văn phòng.
Họ thường làm việc ngoài hiện trường, và sẽ chỉ có mặt tại văn phòng trong một khoảng thời gian ngắn để gặp gỡ đồng nghiệp hoặc để thảo luận các dự án.
Ví dụ: các chuyên gia dịch vụ khách hàng, chuyên gia tư vấn … Diện tích văn phòng cho họ tối đa là 1,5 m2/người.
6. Tiêu chuẩn thiết kế nội thất văn phòng
Tiêu chuẩn thiết kế nội thất văn phòng là những quy định, yêu cầu cần được đáp ứng trong quá trình thiết kế nội thất văn phòng. Các tiêu chuẩn này được thiết lập nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ, công năng sử dụng và sự tiện nghi của không gian văn phòng, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên và tạo ấn tượng tốt cho khách hàng, đối tác.
Các tiêu chuẩn thiết kế nội thất văn phòng thường bao gồm:
- Tiêu chuẩn về diện tích: Diện tích văn phòng cần được bố trí hợp lý, đáp ứng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Thông thường, diện tích văn phòng được tính theo số lượng nhân viên, với mức trung bình là 5-6m2/người.
- Tiêu chuẩn về ánh sáng: Ánh sáng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tâm trạng và hiệu quả làm việc của nhân viên. Do đó, cần bố trí ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo hợp lý trong văn phòng.
Ánh sáng là tiêu chuẩn quan trọng trong thiết kế nội thất văn phòng
- Tiêu chuẩn về màu sắc: Màu sắc có tác động lớn đến tâm lý và cảm xúc của con người. Do đó, cần lựa chọn màu sắc nội thất văn phòng phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp và sở thích của nhân viên.
- Tiêu chuẩn về vật liệu: Vật liệu nội thất cần đảm bảo chất lượng, độ bền và an toàn cho sức khỏe của nhân viên.
Vật liệu là tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo chất lượng văn phòng
- Tiêu chuẩn về bố cục: Bố cục văn phòng cần được thiết kế khoa học, hợp lý, đảm bảo sự thuận tiện cho việc di chuyển và sử dụng.
- Tiêu chuẩn về tiện ích: Văn phòng cần được trang bị đầy đủ các tiện ích cần thiết, đáp ứng nhu cầu của nhân viên và khách hàng, đối tác.
Ngoài ra, các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng cũng nên được linh hoạt, điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp, như quy mô, ngành nghề, văn hóa doanh nghiệp,…
7. Một cách khác để tính tiêu chuẩn diện tích văn phòng/người
Đó là tính thể tích không gian văn phòng trung bình của mỗi người. Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng tính theo diện tích này này áp dụng chung chứ không chia theo cấp bậc & vị trí, theo đó mỗi người cần khoảng 10m3 – 11m3 không gian.
Như thế với mỗi văn phòng cao 3m, diện tích trung bình cho mỗi người sẽ là 3,3m2 đến 3,7m2. Văn phòng có trần cao hơn có thể sẽ cần diện tích nhỏ hơn.
| Phụ lục: Cách tính không gian bàn làm việc cho các nhóm đối tượng | ||
| Ứng dụng | Khoảng phạm vi tối thiểu | |
| Hai người có thể gặp nhau trong một văn phòng có bàn hoặc bàn giữa họ – chẳng hạn như người giám sát và nhân viên | 60-72″ x 90-126″ | 152-183 cm x 228-320 cm |
| Một nhân viên có một bàn làm việc chính, và một tủ hoặc kệ đựng tài liệu, một tủ đựng hồ sơ | 60-72″ x 60-84″ | 152-183 cm x 152-213 cm |
| Quản lý-điều hành: 3-4 người có thể gặp xung quanh bàn làm việc | 105-130″ x 96-123″ | 267-330 cm x 244-313 cm |
| Khu vực làm việc cơ bản: call center | 42-52″ x 60-72″ | 107-132 cm x 152-183 cm |
Nếu bạn vẫn thấy khó khăn trong việc xác định không gian văn phòng cần thuê để đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng nhưng vẫn đảm bảo tối ưu chi phí. Đừng ngần ngại gọi đến Mộc Đại Lợi và cho chúng tôi biết Ngân sách tiền thuê và Mục đích và yêu cầu sử dụng.
Mộc Đại Lợi sẽ giúp bạn tư vấn và lựa chọn văn phòng phù hợp, đáp ứng được nhu cầu và văn hóa doanh nghiệp bạn nhưng vẫn đảm bảo các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng, giúp bạn sở hữu không gian làm việc hoàn hảo nhất theo mong muốn.
